RPAとクラウドサービスでバックオフィスを効率化するには？導入から水平展開までの流れを紹介
この記事では以下のことがわかります
・RPAはボトムアップ、クラウドサービスはトップダウンで推進する
・業務フローを明確化し、適したツールを選ぶ。ただし外部連携機能を重視する
・効果を喧伝し、「自分もやりたい」と思わせて水平展開する
はじめに
勤怠管理や旅費精算など、バックオフィス業務に対して「必要性はわかるけど本音を言えばやりたくない」と思っている人は少なくないのではないでしょうか。
そういった業務は自動化するに越したことはありません。つまらない仕事を自動化し、みんなが「楽しい！」と思える仕事に、意欲を持って取り組めるならそれが理想なのは言うまでもないことですよね。そこで活躍が期待されるのがRPAです。想像してみてください、バックオフィス業務がRPAによって自動化され、自分はやりたい業務に専念できる未来を…。では、どうやってそんな未来を実現すればいよいのでしょう？今回はバックオフィス業務の自動化について、RPAとクラウドを活用するための検討プロセスについて、RPAを軸にしてお話したいと思います。
ステップ1-1：「自分が」面倒な仕事を狙う
いきなり俗人的な話から入りましたが、RPAの開発はあくまで「ボトムアップ」が基本です。つまり、「自動化したい業務」から話を始めるのではなく、「自分が」自動化したい、という気持ちから話を始める必要があります。あなたが組織長なら、「自動化？やってみたいです！」という人を見つけなくてはなりません。
というのも、自動化のための作業は、自動化が完了するまで何も成果が出ません。「人から言われたから」「これをやるのが組織のためだから」という外発的な動機では、壁にぶつかったときなどに「あと一歩」を踏み込めないのです。どうせ乗り越えても自分は満たされないわけですからね。結果、自動化への取り組みは頓挫しがちになります。あなたの職場・会社にも、自動化を試みて導入したものの、いまやハードディスクの肥やしになっているようなツールが一つや二つ眠っているのではないでしょうか？RPAをその二の舞にしないためにも、「内発的(自発的)動機」によって、「ボトムアップ」で自動化を推進することが重要です。
ステップ1-2：「組織が」何を使うか決める
今度は逆のことを言いますが、クラウドサービスの話です。
「バックオフィス業務でどのクラウドサービスを使用するか」というのは、組織レベルで決定するべき内容になります。選定基準は組織によって様々かと思いますが、一つだけ、後述する理由により、「外部連携機能」が充実したサービスを選んでいただけると良いと思います。「このクラウドサービスを使うのだ！」と決定したら、あとは組織長が責任をもち、こちらはトップダウンによって推進してください。組織全体への浸透はRPAとセットで行えばよいので、組織は責任をもって決定するところまでで大丈夫です。
ステップ2：仕事を定義し、必要な機能を明確化する
「狙い」が定まったらあとはひたすら頑張るのみ、なのですが、まず最初にやるべきは「自分の仕事を定義すること」です。わかりやすくいえば「業務フローの明確化」です。
これは何かに書き出す必要はなく、自分の中で整理できていればそれでいいです。該当の業務を実施する人が複数いるなら、その複数の人達で合意が取れていれば理想的です。RPAツールの多くは、実施する作業をフロー状に記述して動作を定義します(「シナリオ」と呼びます)。当然、指定された順番に指定された動作を実施するわけなので、ここで業務フローが曖昧では話にならないわけです。
業務フローが定まると、次に「必要な機能」が明確化されると思います。伝票からエクセルに情報を打ち込む、という作業が含まれるのならば、OCR機能(画像から文字を読み取ってテキストデータに変換する機能)が必要だということがわかりますし、Webページを介してファイルサーバーにアップロードする、ということであれば、アップロードサイトを操作するためにブラウザ操作機能が必要です。そうした「必要な機能」が明確化されれば、それらの機能はRPAツールに解決させるのか？クラウドサービスに解決させるのか？という検討が可能になってきます。また、RPAツールにも様々な種類がありまして、OCR機能が強力なもの/搭載していないものや、Webブラウザ操作に強いもの、弱いものなどのタイプがあります。自動化したい業務、連携させたいクラウドサービスに応じて適したRPAツールを選ぶとよいでしょう。
ステップ3：適したツールを選ぶ
…とは申しましても、「そんなこといわれてもどのRPAツールを選べばいいかわからないよ！」と思う人も多いです。バーチャレクス・コンサルティング株式会社の調査によれば、「RPA導入前の課題・不安」について、48.0%の回答者が「どのツールを選べばよいのかわからない」と回答しています。これは本当に難しい問題で、「あなた次第です」としか申し上げられない部分があるのですが、それでも「基本的にハズレのない手法」があります。
一つの基本方針としては、「拡張性の高いツールを選ぶ」ということです。RPAツールは、今回がクラウドサービスとの連携というお話であることを別にしても、クラウドなど外部サービスとの連携によって機能を拡張させることが、今後の方向性になると思われます。そうした未来を見据えた場合に、RPAにせよクラウドにせよ、外部連携がしづらいツールでは御社の自動化の取り組みが頭打ちになる可能性があるのです。
RPAでいえば、前述のバーチャレスクの調査によると、RPA導入後に「効果を感じている」と回答した人の中で「導入時に重視したもの」として最も回答が多かったのは「ツールの拡張性」だったという結果も出ています。こうした調査結果からも、拡張性というのはRPAツール選定の際の重要な要素であるといえるでしょう。
クラウドに関しても、RPAとの連携を前提として外部連携に適したクラウドサービスを選択してもらえれば、後々の連携がスムーズになります。普通のクラウドサービスは連携できるようにできているものだと思いますが、一応確認しておくとよいでしょう。
さらに「絶対に間違いたくない！」という場合には、RPAのコンサルをしてくれるベンダーに相談してみるのがよいでしょう。クラウドとの連携まで視野に入れた提案をお願いすれば、業務の特性分析や要件定義なども行ったうえで最適なツールを提案してくれるはずです。
ステップ4：成果を「喧伝」する
使うべきツールやクラウドサービスが決まったら、あとは自動化を実行するのみ！なのですが、自動化の具体的な手法は別記事に譲るとして、次なる問題は「水平展開」です。自分だけがやる業務を自動化している分には自分だけでよいのですが、やはり業務をクラウドサービスに連携させ、RPAで自動化するとなれば、広く社内に水平展開するところまでを見据えていると思いますし、またそうあるべきです。それではどうやって水平展開する・させるのか？ということですが、これは「草の根活動」が重要です。具体的には、政治活動に近いと思います。
「これを使うとこんなに良くなる」「実際にこれだけよくなった」「すごく便利だ」ということをことあるごとにアピールしていき、「清き一票」として賛同者を増やしていくのです。賛同者が増えれば、同じ活動をする仲間、つまり「実際にRPAを入れてみようかな…」と思う人が必ず現れます。そこですかさず手厚いサポートを実施して、自分達のRPA仲間に引き入れてしまうのです。
人というのは保守的でありながらも欲深い生き物です。最初は保守的に新しいツールを拒む人達も、周囲に「あれって便利らしいよ」「使ってみたけど便利だったよ」という人達が増えてくれば心が揺らぎ、「いつも使ってますよ。もう戻れないですね」という人がいたら「自分も使ってみようかな…」と、重い腰を上げるものです。腰を上げてその便利さを体験してしまえば、「もっと楽ができるんじゃないか？」という欲が出てどんどん自動化が推進されていく、という効果が期待できるのです。
まとめ
少し踏み込んで「水平展開」までの流れをご紹介しましたが、いかがでしたか？
世の中はクラウドサービス、RPAと、どんどん新しいツールが登場して便利になっていっています。そんななかで「本音を言えばやりたくない」と思いながらやる仕事があるなんて、もったいないと思いませんか？便利なツールを活用し、あなたの仕事を「楽しい！」と思えるものだけにできるかどうかで、今後の人生はガラッと変わっていくと思います。もちろん仕事の生産性もです。世の中の人すべてが、そんな風に楽しく、生産的に仕事に取り組める世の中になれば素晴らしいですよね。そんな素晴らしい世の中に近づく第一歩として、是非まずはあなたから、RPAとクラウドの導入にチャレンジしてみてください。
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