Googleのアドバイザーが在宅勤務のコツを伝授 大切なこととは？
緊急事態宣言を受けて、突然在宅勤務に切り替わったという方も多いのではないでしょうか。
普段から在宅勤務をしていないと、在宅ならではのつらさを感じている人がいるかもしれません。
Googleでは、2020年の3月19日に「上手な『在宅勤務』のコツ」を発表12しました。
この記事を執筆したのは、GoogleのエグゼクティブプロダクティビティアドバイザーのLaura Mae Martinさんです。
世界中の拠点とつながりながら業務を行うGoogleでは、在宅勤務に通ずるノウハウが蓄積されていることでしょう。
今回は、そんな彼女が紹介したコツを3つに再編成して紹介します。
この記事を読むと以下の3つのことがわかります
①在宅勤務で働きすぎを防ぐコツ
②家でも仕事に集中するコツ
③在宅勤務ならではのストレスを軽減するコツ
在宅勤務で働きすぎを防ぐコツ
在宅勤務がはじまると、仕事とプライベートの境目がなくなってきた方も多いでしょう。
昼も夜も家で仕事ができるので、ついつい働きすぎて疲れてしまっていませんか。
ここでは、働きすぎを防ぐコツについて3点紹介します。
カレンダーに勤務時間を入れておく
まずは、カレンダーに勤務時間を入れておくことです。
これは、Googleのように会社内でカレンダーを共有している場合に有効な方法でしょう。
自分の勤務時間を社内に知らせておくことで、時間外の対応が発生しないようにすることができます。
Googleの記事の中では触れられていませんでしたが、カレンダーを共有していない場合でも勤務時間を登録しておくと良いでしょう。
その上で、カレンダーの通知をONにしておけば仕事の終わりを知らせてくれます。
また、昼休みを設定しておくのもおすすめです。
在宅勤務だと、ついつい昼休みを取り忘れてしまうこともあるでしょう。
カレンダーにあらかじめ時間を組み込んでおくことで、休み忘れを防止できメリハリをつけられます。
Todoリストを前日のうちに作成
また、Laura Mae Martin氏はTodoリストの作成を前日にしておくことが大切だとも述べています。
在宅勤務では、会社で業務をするときよりも業務のコントロールがしやすいはずです。
そのため、やることを書き出したり何時にどんなことをするのかを決めておくと良いでしょう。
当日の朝に決めるよりも仕事がスムーズに進むはずです。
また、メリハリをつけることにもつながります。
また、Laura Mae Martin氏が作成した計画表を活用するのもおすすめです。
簡単な英語とシンプルな内容で構成されているので、集中すべきことに焦点化できます。
計画表はこちらからPDFファイルでダウンロードできるので、ぜひ活用してみてください。
＞＞＞The Daily Plan
時間に融通がきく職場なら、自分の生活リズムで時間を組み立てる
もしも始業時間や就業時間に融通がきくのであれば、あなたが効率的に仕事に取り組めるスケジュールを組むことも紹介されています。
朝型の方であれば、出勤時間にあたる時間に重めのタスクをこなすのも良いかもしれません。
そして、夕方は早めに切り上げるのもおすすめです。
一方夜型の場合には、普段帰宅している時間に業務の予定を入れるのも良いでしょう。
朝が苦手であれば、朝の時間には軽めのタスクを消化していくと目が覚めてくるかもしれません。
Laura Mae Martin氏は、生産性を高めるためには「いつ仕事をするのか」が大切になってくると述べています。
ただ仕事をしているだけでは生産性は上がっていきません。
せっかくの在宅勤務なので、あなたの生物学的ゴールデンタイムを見つけてみてはいかがでしょうか。
在宅勤務でも集中するコツ
また、在宅勤務では集中力が落ちてしまうこともあるでしょう。
なかなか仕事をする気持ちに切り替わらず、ダラダラと仕事をしてしまった経験はありませんか。
ここでは、在宅勤務で集中するコツを3つ紹介します。
「出勤」の儀式を大切に
まずは、出勤の儀式を大切にすることが紹介されていました。
在宅だからといって、ベッドで仕事をはじめてしまっては、生産的な気分に脳が切り替わらないそうです。
実際に電車や自転車、車で通勤するのと同じように、着替えて身支度を調え、朝食をとるルーティンをこなしましょう。
それを終えてからワークスペースに座ります。
「家だからパジャマで仕事をしたい」という気持ちもわかります。
しかし、Laura Mae Martin氏によれば、パジャマのままだと出勤日という意識がうすくなってしまうと述べていました。
在宅勤務とはいえ、朝の流れは会社に出勤するのと同じにするのがよさそうです。
シングルタスクが大切！ブラウザなどのタブは1つに絞る
また、業務中のシングルタスクも推奨されています。
もちろん家に大きなモニターがある場合には、会社と同じようにいくつかのアプリを開いておいても良いでしょう。
しかし、ノートパソコンや画面が1つの場合には1つのアプリに集中します。
Web会議などはブラウザで開けるもの多いため、ついつい会議中に他の業務をしたい誘惑に駆られるでしょう。
そんなときには、「出社して会議しているのと同じだ」と考えてみてください。
出社しているときのように会議に参加するためには、会議のタブだけを開くことが必要でしょう。
会社と同じように、適度な小休憩を入れる
また、在宅勤務だと同僚と会話をしたり小休憩する時間を忘れてしまうことがあります。
そんなときには、Laura Mae Martin氏の「在宅勤務は1日中仕事をするということではない」を思い出しましょう。
記事の中では会社で勤務している際、
• 会議室へ移動する時間
• 外に出る時間
• 友達に電話する時間
のちょっとした休憩時間があることが紹介されていました。
在宅勤務時も、それと同じように気を休める時間を作ることをすすめています。
在宅勤務のストレスを軽減するコツ
在宅勤務では、知らず知らずのうちにストレスがたまってしまうもの。
最後に、在宅勤務でのストレスを軽減するコツを3つ紹介します。
ワークスペースとプライベートスペースを分ける
まずは、仕事をする場所とプライベート空間を分けることが紹介されています。
Laura Mae Martin氏によれば、毎日仕事で使う部屋や場所、机などを決めておくと、脳がその場所を仕事と結びつけるようになるそう。
できるだけ仕事の空間を固定して、プライベート空間からは切り離すと良いでしょう。
とはいえ、日本とアメリカでは家の広さが違います。
ワンルームで仕事をせざるを得ないなど、場所が限られている場合もあるでしょう。
その場合には仕事用の机を決めて、そこからパソコンを持ち運ばないのがおすすめです。
なぜなら、Laura Mae Martin氏は、「仕事をしない場所」を決めるのが大切と述べているからです。
そうすることで仕事と精神的な距離がとれるのでストレスも軽減できるでしょう。
普段の業務で「やりたいけどできていない」業務に取り組んでみる
また、会社ではなかなかできない業務をすることもすすめられていました。
普段会社にいると、1日はあっという間に過ぎ去ってしまうものです。
仕事の中で「いつかやりたいけど後回しになっているもの」はありませんか。
それを1つでもやり遂げるのがおすすめです。
1人の時間が多いからこそ、普段できないことにじっくり取り組めます。
出社しているときのようにいかないのは当たり前！自他に寛容に
また、Laura Mae Martin氏は、自他に寛容になることについても述べていました。
在宅勤務といっても、社員それぞれの環境は異なります。
• ワンルームで仕事をしている社員
• パートナーも在宅勤務の社員
• 子どもが家におり、面倒を見ながら仕事をする社員
• ペットのいる社員
それぞれの環境によって、会議をはじめとした業務でうまくいかないこともあるでしょう。
そんなときには、「社員それぞれが在宅勤務のために最善を尽くしている」ということを思い出すことをすすめています。
在宅勤務の場合、出社時と同じようなパフォーマンスで仕事をできないのは当たり前です。
自他に寛容になることで、ストレスを軽減できるでしょう。
◆まとめ
今回は、GoogleのLaura Mae Martin氏が紹介している在宅勤務のコツについて紹介しました。
業務時間とプライベートな時間のどちらも充実させるには、在宅勤務でも生産性を上げることが大切です。
この記事を参考に、働き方について見直してみてください。
◆参考URL
1)How to Work from Home Productively – The Keyword
2)上手な「在宅勤務」のコツ | Google Cloud Blog
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