電子メールはもう古い？社内コミュニケーションはチャットツールで

ビジネスのコミュニケーションツールといえば電子メールが主流ですが、チャットツールを導入して、メールよりも迅速かつ軽快に、効率よくコミュニケーションを取っている企業が急増しています。

今注目されているチャットツールとメールとの違いや、おすすめのチャットツールをご紹介していきたいと思います。

そもそもチャットツールって何？

殆どの人がプライベートで利用されているLINEも、チャットツールの1つだといえます。

特徴として、メッセージが時系列に並んで表示され、誰が発言したのかが一目瞭然です。
1対1やグループでのトークが可能で、画像やファイルを送れば、トーク上でプレビューや保存がされるため、共有も簡単にできます。

部署やプロジェクトチームでグループを作り、日々の進捗管理や、分からない箇所を画像付きで質問など、様々な使い方が可能です。

電子メールとチャットツールの違いは

電子メールとLINEの違いを想像すると分かりやすいと思います。

メールは、基本的には送られてきた内容を確認して、過去メールを遡り確認しつつ、メール作成画面を開いてメッセージ文を作成。
受信した添付ファイルも、フォルダを指定して保存するなど、一挙一挙に時間がかかってしまいます。

それに比べチャットツールですと、時系列に表示されているメッセージ内容を見つつ、そのままメッセージ投稿ができます。
投稿するとトーク上に即反映され、送られたこともすぐ確認ができ、送った後にメッセージ内容を変更・削除することも可能です。

そもそも基本的なコンセプトが異なり、メールはある程度時間をかけて情報収集し、その情報を、ビジネスマナーで体裁を整えた言葉で相手に渡します。

チャットールは、リアルタイムコミュニケーションを重視しているため、堅苦しくなく短文でのやり取りを頻繁にし、コミュニケーションを取るツールです。

どんなチャットツールがあるの？

社内で便利に使えるビジネスチャットツールを用いて、効率的に業務を進めてみては如何でしょうか？

Slack（スラック）

ビジネスチャットツールとして、今一番人気があるツールではないでしょうか。
アメリカ発のITエンジニアに人気で、1対1、グループ（チャンネル）トークはもちろん、電子メールやGoogleカレンダー等、外部サービスとの連携も豊富で、UIのカスタマイズ性も高く、様々な便利機能が取り揃えられております。

ChatWork（チャットワーク）

Slack（スラック）と並び、ビジネスチャットツールの定番です。
日本製のツールで、基本的な操作はもちろんの事、タスク管理に特化しており、容易に社外のメンバーともコミュニケーションが取れるため、フリーランスと企業を繋ぐツールとしても使われております。
まさにビジネスが加速します。

Workplace

SNSで有名なFacebookがリリースしているチャットツールです。
基本的なUIや使い方はFacebookと殆ど同じなため、Facebookに慣れている人には、導入しやすい利点があります。

LINE WORKS

言わずと知れたLINEのビジネスチャット版です。
「LINE」とつながる唯一のビジネスチャットとして、LINEの利便性に加えビジネス用に特化した機能が導入されております。
グループで共有できるカレンダーやフォルダ機能の搭載や、最大200人と同時に通話ができるグループ音声・ビデオ通話機能なども盛り込まれています。

チャットツールの意外な使い方

「チャット」と「ロボット」を組み合わせた、「チャットボット（chatbot）」という言葉があります。

これは、人工知能を用いて自動的に対話をさせるような仕組みです。
例えば、ある単語を発すると、自動的に言葉を返すことや、決められた時間にメッセージを送信することも可能です。
具体的にはチャットツールによっても変わってきますので、興味がある方は調べてみて下さい。

チャットツールの今後

徐々に浸透してきているチャットツールですが、対社外向けとなると、まだまだ発展の余地があったりもします。
チャットツールがもっと普及してくれば、メールアドレスで問題になっているスパムメールの激減や、誤送信による情報漏えいの削減、メール作成や情報共有における時間の短縮など、様々な利点が受けられることでしょう。

プライベートでは電子メールからLINEに、コミュニケーションツールが切り替わったと同様に、ビジネスでも、電子メールからチャットツールに、急速に変わりつつあります。
Chatbotなど、人口知能はこれからも発展していく分野ですので、もっと面白いチャットツールや機能が出てきそうですね。

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