BPOとRPAの連携でコア業務に集中
企業にとって｢業務効率化｣は、｢新規事業立ち上げ｣と並んで至上命題といっても過言ではない存在だと思います。その分野において現在外せないワードとなっているのがRPAです。そして業務効率化といえばもう一つ、業務を外部に委託して自分達はコア業務に集中する、という手法も以前からよく活用されていますよね。
そんな「新しい」RPAと「馴染みのある」BPO、すなわち業務の外部委託を連携できれば、業務の効率が飛躍的に高くなると思いませんか？今回はそんなお話をします。
～この記事では以下のことがわかります～
・｢日常業務｣を小さく分解してRPAに置き換えていく
・RPAに置き換えるとBPR(業務プロセスの見直し)が見えてくる
・RPA×BPRのあとに残ってしまう｢人の手でやらざるを得ない業務｣はBPOに任せる
業務の分類と狙いどころを明らかにする
RPAのセミナーなどでよく語られる概念なのでご存知かもしれませんが、業務を発生頻度と種類で分類すると、以下の三つに分類が可能です。
・Aゾーン：業務の発生頻度→大 業務の種類(選択肢)→少
代表的な｢単純作業｣です。データ打ち込みなどが該当します。
・Bゾーン：業務の発生頻度→中 業務の種類(選択肢)→中
いわゆる｢ルーチンワーク｣や｢日常業務｣に当たります。
・Cゾーン：業務の発生頻度→少 業務の種類(選択肢)→多
トラブル対応や特殊な業務が該当します。時期で言えば年末調整などもそうでしょうか。
このうち、RPAで狙うべき業務はどれでしょう？
Aゾーンの｢単純作業｣だと思われるかもしれませんが、間違ってはいないものの「正解」ではありません。
たしかに単純作業をRPAで自動化することは可能ですし、効果的です。実際そのようにして成果を上げてらっしゃる事例もよくお見受けします。しかし本来的には完全な単純作業、それこそデータ打ち込みなどの業務は、もっと大規模な、あるいは高度な｢システム｣やVBAのような｢プログラミング｣で対応すべきゾーンになります。RPAの動作スピードはどうしても多かれ少なかれシステムやプログラムには劣ります。ノンプログラミングという利点は大きな強みですが、それも処理内容を見直すことが少ないAゾーンの業務では大きな要素にはなりにくく、むしろ膨大な量の業務を継続的にさばくにはスピード面で差をつけられてしまいがちなのです。
RPAはもっと細かい、しかし手順が定まっているBゾーンの業務を｢着眼大局着手小局｣で取り組むのに適しています。
まずは小さく分解してRPAに置き換える
さて、それではRPAはどのように推進していくべきでしょうか。
先程の説明と矛盾するようですが、それにはまず｢単純作業化｣することが重要です。
Bゾーンの作業、すなわち日常業務は、手順こそ定まっているもののそのパターンはそれなりに多いことがほとんどだと思います。しかしRPAは、(ある程度柔軟に対応可能ではありますが)手順が複雑であればあるほどそのシナリオは複雑化/肥大化してしまい、メンテナンスにも運用にも苦労することになります。そこで、｢最終的には全ての業務を自動化する｣という大局を見つつも、まずは業務を分解して｢小さな単純作業｣から自動化していくことをオススメします。
例えば、｢データをリスト化して検索システムで検索、情報を追加してシステムに投入する｣という業務があったとしましょう。それを手順に分解すると以下のようになります。
１．データをリスト化する
２．リストを上から順に検索システムで検索
３．検索結果からデータをリストに追記
４．出来上がったデータリストをシステムに投入
こうしてみると｢小さな単純作業｣が4つ集まってこの業務が成立していることがわかりますね。
こうして細かく分解すると｢2の検索システムはいろんな業務で使うから、まずは検索システムでの検索とデータ転記を自動化しよう！｣といったように自動化の｢狙いどころ｣が見えてくると思います。
RPAで単純化するとBPRが見えてくる
さて、業務を分解し、｢小さな単純作業｣を自動化していくと、次に｢業務プロセスの見直し｣の必要性に気づくと思います。つまりBPRですね。
先程の例で言えば、
２．リストを上から順に検索システムで検索
３．検索結果からデータをリストに追記
の二つを自動化したとします。
するとRPAのシナリオを動かしているうちに｢３．検索結果からデータをリストに追記｣というステップを踏むことなく、直接｢４．出来上がったデータリストをシステムに投入｣にしてしまえばよいということに気づくのではないでしょうか。
今までは手作業していたために、一旦検索結果をリストに記録する必要があったのですが、その作業が自動化されたことにより、全体の手順は
１．データをリスト化する
２．RPAによってリストを検索し、システムに投入
という、たったの2ステップで済んでしまうのです。
このように、｢業務の自動化｣、｢自動化された状態を前提とした業務プロセスの見直し(BPR)｣を両輪として業務を効率化していくことがRPA導入による業務効率化のセオリーとなります。
BPRの先にBPOを見据える
ここまで自動化できたら、｢１．データをリスト化する｣作業もどうにかしたいですよね？
勿論、この例で言えばOCRなどを用いてここも自動化してしまえれば理想的です。しかし現実の業務では、｢入力すべきデータにパターンが多くてなかなか単純に自動化できない｣など、コトはそう簡単ではないことも多いと思います。そうした、｢小さな単純作業の自動化｣｢業務プロセスの見直し｣を済ませたあとにどうしても残ってしまう、｢人の手でやらざるを得ない(しかし生産性のあまり高くない)実業務｣。ここがBPOの狙い目になります。
実はBPOベンダーのほうでもここを狙い目と捉えているようで、請け負った業務や自社内業務のRPA化を推進したり、さらに一歩踏み込んでその前段となる｢取引先企業へのRPAの導入支援｣といったサービスを提供し始めています。BPOベンダーにしてみれば自分達の請け負う業務領域を拡大するチャンスですし、外部委託や自動化を検討する企業にとっても、RPAとBPRとBPOという業務効率化の3本柱を丸ごとサポートしてもらえて助かる、というWin-Winの関係性が生まれるわけですね。
こうした環境の変化も踏まえて、｢業務効率化｣というジャンルは今まさに｢新時代｣を迎えていると思います。
まとめ
会社の収入をアップさせる｢新規事業｣と同じくらい重要な、利益率を上げるための｢業務効率化｣。その業務効率化が今、RPAというツールを得て新時代を迎えようとしています。
RPAはそれ単独でも強力な自動化ツールですが、より強力なのはRPAの導入によってBPRの推進も見据えることができ、その先にはBPOによる完全外注化を実現できることにあります。
さらにBPOベンダーがそれらのサポートも開始しており、今はまさに業務の大幅な効率化を実現するのに最大の好機であるといえるでしょう。
これを機に御社の業務も大幅な効率化のための検討を開始してみてはいかがでしょう？
とりあえすRPAを導入するでもいいですし、最初からBPOベンダーに相談してしまうのもよいと思います。
そして自分達は本当に自分達の強みとなる業務に集中するのです！
強みを活かしてこの変化の時代を乗りこなしましょう！！
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