便利すぎてわかりにくい、Kintoneのサービス内容とメリット

業務グループウェアのデファクトスタンダード「サイボウズ」を提供するサイボウズ社が、現在「赤字になっても投資を続ける」と気合を入れて展開を進めているのが、クラウドサービス「Kintone（キントーン）」です。
画期的なツールながら、具体的に何に役立つのか、捉えきれていない人もいるのではないでしょうか。
今回は、Kintoneが一体どのようなもので何に使えるのか、Kintoneを活用するためのヒントについて解説します。

■Kintoneとは
Kintoneとは、サイボウズ社がリリースした、
WEBデータベース型業務アプリ構築クラウドサービス
です。一言でいうと非常に分かりにくいのも、一つの特徴と言えるかもしれません。
Kintoneの特徴は、箇条書きにすると少し分かりやすくなります。
・サイボウズ社が提供するクラウドサービスである
・ユーザは月額費用を支払って、システム開発の環境を手に入れる
・システム開発にプログラミング知識は不要
・業務アプリケーションをドラッグ・アンド・ドロップで開発できる
・データベースをプログラミングなしで構築できる
・複数の業務アプリやデータベースをプログラミングなしで連携させることができる

■Kintoneが業務改善に有効な理由 
具体的な導入メリットや、業務改善に有効な理由は以下になります。

-「こんな仕組みがあればいいのに」を利用者目線で解決する 
仕事をしていて、実務担当者が「効率が悪いな…」「もっとこういう仕組みならいいのに…」と思ったときに、その「もっと効率が良さそうな仕組み」を、作業者自身でアプリ化できます。
別部門の情報システム担当者や外注企業に「こんなアプリが欲しい」と打診する必要もなければ、
言葉の行き違いからイマイチなものが仕上がってきて、お互いイライラしながら我慢して使う…結局、効率が上がったのかは分からずじまい…
という事態になることもありません。

-データを中心にした社内外コミュニケーションができる 
コミュニケーションツールとしてのSNS機能が備わっており、データベースやアプリに関係者のコメントを追加することが可能です。
データの様式を固定したまま既定のフォームでは記載しきれない情報を追記することで、情報の「乱れ」を抑えつつ、より詳細な伝達を行うことができます。
・冗長な表現でデータの客観性が損なわれる
・紋切り型の客観的なデータのみで誤解される
・誤解を避けるため、データとは別にメールで情報を補足する
・メールの洪水で最新の情報の「本当のところ」が解らない…
といった事態を避けられます。

-Excelの洪水からの脱却 
最も具体的、かつ効果的と言えるのは「脱Excel」でしょう。
Excelは簡易データベースや、デジタルな方眼紙のようにも使うこともできる非常に便利なツールですが、本来は「表計算ソフトウェア」です。
分析用に二次加工された情報やマイナーチェンジを重ねたフォーマット、いつ誰が最終編集をしたのか怪しい「微妙に古い情報」が共有フォルダに入り乱れ、混沌としている…そんな「組織あるある」は、Excelのツールとしての限界から来ています。
Excelは表計算ソフトとして使い、ワークフロー管理やデータ管理はそれ専用にアプリケーションソフトウェアを開発しましょう。本来の目的である「効率的な業務」が実現できます。

■Kintone活用のヒント
Kintoneは「業務アプリを自作するための『環境』と『材料』」を提供するクラウドサービスです。便利に使うことで、業務効率の向上が可能です。より効果的な活用のためのヒントを最後に記載します。

-論理的な思考やルールは不可欠
現場により近い場所でのアプリ開発を可能にするKintoneですが、ノンプログラミングでのアプリ開発が可能とはいっても、「効率的な業務の仕組み」を考えるためのロジカルな思考は不可欠です。
また、社内ルールのない無法地帯の状態で複数のアプリが連携すると、参照や引用が複雑化し、保守性が極端に低下する「スパゲッティ化」のリスクが上がります。

-合理的な社内風土が必要 
全体効率化を目指すためには、社内業務に「聖域」を設けないことも重要です。
風通しの悪い組織であると、せっかくの合理的な仕組み作りも肝心なところがうまくいかず、前述の「スパゲッティ化」を引き起こすきっかけにもなるでしょう。

-システムインテグレータ、ハンズオンセミナーなどの活用も
もし、企業内の既存システムがすでに複雑化し、ワークフローの視える化、単純化が困難になっているようであれば、コンサルティングを含めたアウトソースを検討するのも有効でしょう。
あるいは、実務担当者により使いやすい仕組みを自発的に発信してもらうための組織風土をつくった上で、実務担当者をKintoneのハンズオンセミナーなどに出席させ、使い方を習得してもらうのも効果的です。