業務の見える化で働き方改革！タスク管理ツール４選
現代の仕事は「待ち」と呼ばれる相手の反応を待ってから動き出すような仕事がかなり少なくなってきました。メールによるファイルのやり取りによってこうした状況を極力少なくし、業務効率化が進んでいます。一方で、仕事の管理については重要性が増しました。パラレルに業務を展開していたり、複数の案件を同時にこなしたりといったことが多くなってきているため、気が付くと、自分が何をしたらいいのか、周りはどこまで進んでいるのかがわからなくなってしまうことも多いでしょう。これは、現場だけでなく管理者としても非常に厳しい環境です。そこで、タスク管理ツールについて今回はご紹介します。今回紹介する4つのツールは、どれも使い勝手がよく何よりも無料で使えるため、気軽に導入することが出来るでしょう。ぜひこの機会に検討してみてください。
タスク管理で生み出されるメリット
まず、タスク管理を行っていくことでいったいどのようなメリットが生まれるのでしょうか。わかりやすいメリットとしては主に3点です。
漏れと抜けを防ぐ
タスク管理や仕事の進捗管理で致命的なのは、漏れと抜け。これがあると、今まで進んでいたタスクが全部やり直しになってしまう可能性があります。こういう時はタスク管理ツールを活用して必要な情報を、一度すべて書き出してしまうとよいでしょう。ツールによってはカレンダーなどとも連携しているため、一目で自分が何をしなければいけないのか、どこに注意しなければいけないのかなどがわかります。
手戻りも会議も減る
漏れと抜けが防げれば、当然手戻りも減ります。そして、自分の業務がきっちり管理できていれば、上司や部下との連絡や報告もうまくいくもの。もしかしたら、毎日の日報を書く時間も短縮できるかもしれませんし、毎週行っていた会議もメールやちょっとしたメッセージを残すことで隔週や月一に出来るかもしれません。こうした時間の使い方に変化が現れるのがタスク管理ツールを導入する最大のメリットでしょう。
誰が何をしているのかわかる
タスク管理ツールでは、ほかの人と共有するものがあります。この機能を利用すれば、お互いに何をやっているのかわかるでしょう。すると、どこの開発が進んでいるのか、どこの作業が遅れがちなのかわかるため、同僚との連携や部下の進捗管理もスムーズに行えます。また、適切な人員配置に変更するなどの人事差配にも影響を与えるでしょう。マネジメントという管理職の最大の業務を効率化してくれるのは間違いありません。
タスク管理ツール㈰ Trello
スケジュールの管理に手帳を使っている人は多いのではないでしょうか。そこで活躍するのが「付箋」。この「付箋」の感覚で活用できるツールが、「Trello」です。「Trello」は各タスクの進捗に応じて、自分が作ったカードのようなものを動かしたりドラッグ＆ドロップで順番を入れ替えたりできる非常に自由度の高いツールです。タスク管理の場面は様々で、開発だけでなく報告書の作成や社内勉強会などにも力を発揮してくれるツールとなっています。
タスク管理ツール㈪ Wunderlist
シンプルさを売りにしているToDo管理ツールが「Wunderlist」。ビジネスだけでなく個人での旅行や子供と遊ぶスケジュールなどにも活躍します。作ったToDoリストは簡単にほかの人とシェアできるため、お互いに何をやっているのか何が必要なのかが把握できるため、作業効率も高まるでしょう。
タスク管理ツール㈫ Wrike
「Wrike」はWebサービスを開発するなどの場面で力を発揮し、特にガントチャートが簡単に作れることで知られています。「割り込みタスク」にも対応しているため、突発的なトラブルなどにも強く、企業に勤めている人からも支持を受けているツールです。
タスク管理ツール㈬ Backlog
「Backlog」はプロジェクトの可視化を目的としたツール。これもガントチャートが簡単に作成できるほか、アラート機能や期限の過ぎたタスクを表示するといった管理者も非常に活用しやすい仕組みが備わっています。ITツールに不慣れでも直感的に活用できる工夫がされているため、どの世代が使っても簡単に業務を可視化してくれるでしょう。
タスク管理ツールを活用することで、漏れや抜けを防止し、手戻りを減らすことが出来ます。さらに仕事の時間の使い方がより効率的になるため、会議などの集まりも減っていくでしょう。このような環境を生み出していくと、仕事を行う際のストレス要因がかなりなくなっていくことに気が付くはず。仕事の効率を高めていくということは、より快適に仕事をしていくことと同義でもあります。ぜひ、タスク管理ツールを活用して、スケジュールやToDoを可視化させ、より優れた仕事環境を整えてみてください。
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