Googleグループとは？無料版でもそのまま業務で使える？

2020.04.18

Googleグループはチーム内の情報共有や双方向のコミュニケーションに役立つ、Googleが提供しているツールです。今回はGoogleグループをどのように活用できるかご紹介します。無料版でそのまま使うべきか、有料のG Suiteにアップグレードすべきかの参考にしてください。

この記事でわかること
・Googleグループで何ができるか
・Googleグループのメリット
・Googleグループのデメリット
・G Suiteにアップグレードすべきか

Googleグループで何ができるか

Googleグループを活用することで任意のグループ内で情報共有を円滑に行うことができます。Googleのアカウントを持っていれば誰でもグループに参加することができ、閲覧も投稿も自由です。主にできることは下記です。

メーリングリストの作成

Googleグループではメーリングリストを作成することができます。Googleグループのメーリングリスト用のアドレスは「◯◯◯◯◯@googlegroups.com」として作成でき、グループメンバーそれぞれのGmailアドレスに投稿が届きます。グループメンバーは誰でも投稿、返信、転送を行うことが可能です。

投稿に対して全員に見えるように返信もできますし、投稿者に対してだけ返信することもできます。投稿に対して全員に返信するにはメールフォームから「全員に返信」を選択、投稿者に対してだけ返信するには「返信」を選択します。

メールフォームでなくGoogleグループ内から返信することもできます。投稿に対して全員に返信するには投稿を選択し「返信」をクリックします。投稿者に対してだけ返信するには「投稿者に非公開で返信」をクリックします。

この機能を使えば、周知のたびに全員のアドレスをTOやCCに入れる必要がなくなりますし、グループ内のメンバーに届いたメールの共有も簡単になります。
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グループ内のディスカッション

グループの板を立てることができる機能があります。グループメンバーだけに限定してディスカッションを行うことができ、やりとりの履歴等を全部残したい場合には便利です。
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Q&Aフォーラムの作成

Q&Aフォーラムを作成し、グループ内のトラブルシューティングツールとして使うことができます。グループメンバーは業務上でわからないことを質問し、メンバーからの回答を求めます。解決したスレッドは解決済みマークがつくため、同じようなことがあった際にヘルプ情報として活用できます。投稿されたトピックをカテゴリ別に分類することもでき、情報の蓄積にも対応可能です。
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共同トレイ機能でタスクを割り振り

共同トレイ機能は設定したメールアドレスに届いたメールへの対応を、グループメンバーにタスクとして割り振ることができます。主にカスタマーサポートの用途で活用している事例が多いです。
届いたメールは、Googleグループ上で管理者が誰に割り振るかを決定し各メンバーに通知を出します。割り振られたメンバーは返信等のタスクの対応を行い、完了したら完了マークをつけるという流れです。これによって誰がメールに対応するのか、対応済みなのかがグループメンバー全員にわかるようになり、対応漏れや重複などが発生しなくなります。
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Googleグループのメリット

Googleグループはチーム内の情報共有を便利にします。

メーリングリストの作成機能を使えば、グループメンバーへの周知は楽に行えます。アンケートを集める際にも役に立つでしょう。

ディスカッション機能は全ての発言がスレッドにテキストとして残るので、グループ内の打ち合わせ経緯が可視化できます。最近メジャーになったビデオチャットツールで打ち合わせした場合、録音や録画データを後で見返すのには時間がかかります。その点、手法的には古いですが、スレッドを立ててテキストでディスカッションする方法は実は便利です。

Q&Aフォーラムの作成機能も同様に、質問の経緯と解決に至るまでの流れが可視化できるのがメリットです。単なるヘルプ集だと内容が要約されてしまい、「同じような質問だけど背景が違う」「細かい条件が異なる」ようなケースで参考にならない場合があります。Yahoo知恵袋やOKWAVEのように質問が解決されていく様を見れれば、多様なパターンが発生する業務の助けになるでしょう。

共同トレイ機能はシンプルながら業務効率を大幅に改善する機能です。カスタマーサポート業務の担当者が実質一人である場合には必要ありませんが、組織の規模が大きくなり人員が増えた時に、「メールを誰が対応したか」は必ずトラブルになります。各自がメーラーを見て返信をしていく方法だと対応履歴もわかりません。共同トレイ機能を活用すれば、複数の担当者がメール対応をする場合に混乱を防ぐことが可能です。

Googleグループのデメリット

ここまで紹介したGoogleグループの機能は全て無料で使用することができます。しかし、デメリットとして無料版だとGmail以外でのグループの参加ができない、Gmail以外のアドレスの設定ができないことが挙げられます。

メーリングリストに関してはグループメンバーがGmail以外でも参加することは可能です。メーリングリストを配信する大元のアドレスは「◯◯◯◯◯@googlegroups.com」になります。社内等のクローズドな関係で配信するメーリングリストなら問題ないかもしれませんが、客に配信するメルマガの場合は信頼度が下がるでしょう。

ディスカッション機能とQ&Aフォーラムに関しては、グループメンバーが閲覧・投稿・修正などの全ての機能を使うためにはGmailでの参加が必須です。Gmailでない場合は一般公開されている投稿の閲覧しかできません。

共同トレイ機能に関しては無料のGoogleグループだと、設定できるメールアドレスが「◯◯◯◯◯@googlegroups.com」になるため、営利目的の企業の問い合わせ先に使用するのは現実的ではないでしょう。多くの企業では独自ドメインでのメールアドレスを問い合わせ先として設定しているはずなので、それを共同トレイで使用するアドレスに設定できないのはデメリットです。