【kintone】前提知識を持って効率よく開発しよう！

こんにちは。キャパ新入社員の村松です。

サイボウズ社の提供するkintone(キントーン)、最近よく耳にする言葉なのではないでしょうか？
Kintoneは、プログラミング無しで業務アプリを素早く開発できるアプリ開発環境です。Kintoneでアプリを作ると、チーム業務に必要な「情報を貯める機能」「進捗管理機能」「コミュニケーション機能」が標準で搭載されるそうで、“プログラマの宿敵”とも噂されているようですね・・・(笑)

さて、みなさんも業務において、
「〇〇(Excelファイル名)開いてますか？」
「あ、開いてます。・・・閉じました！」
という会話をしたこと、聞いたことがあるのではないでしょうか。
なぜこのようなやり取りが生まれるのかというと、Excelには複数ユーザによる同時編集に制約がある為です。

業務で扱うデータは頻繁に更新されることが多くあり、他人の利用を気にすることなく自由に編集できた方が便利です。“本格的な情報共有を行うにはExcelだけでは限界があるから、同時編集可能なデータベースを使って情報を管理しよう”、というのがkintoneです。
インターネット上にあるデータベースは誰でも見ることができる為、社内の情報共有には向いていません。しかし、kintoneはデータベースを利用する人に対してIPアドレスやBASIC認証等様々な制限を行う機能を持っていて、この制限機能により社内の情報共有を可能としているのです。

データベースもExcelも、同じ表形式でデータが保存されています。Excelではファイル単位で読み書きが行われるため表全体が1人に占有されてしまいますが、データベースは1行単位で読み書きが分割されるため、複数人の同時利用が可能になっています。

「Excelでできない事をkintoneは可能にする」というような説明をしましたが、情報共有を行うにはExcelよりもkintoneのようなデータベースを使った方が必ずしも良い、というわけではありません。
両方の特徴を捉え、うまく組み合わせることで効率の良い情報共有を行うことができます。

Excelとkintoneの主な特徴をまとめてみましょう。
■Excelの特徴
・手軽に作成できる
・高度な関数や複雑なグラフが作成できる
・複雑なレイアウトの印刷が可能

■kintoneの特徴
・同時に複数人で情報共有できる
・集計結果を定期レポート機能で自動作成できる
・ファイルをデータとして扱える
・情報保管が安全に行える

上記を見ると、今までExcelで扱っていた情報を全てデータベースに置き換える必要がないことが分かるかと思います。
Excelファイルは、情報共有が不要な場合を除きkintoneに添付ファイルとして登録することで、手軽さと情報共有を両立することができそうです。

クラウド環境で同時に複数人で利用できるので割り振りをしたい業務に活用したり、フォーマットがバラバラのファイルをkintoneに読み込んだ雛形フォーマットで統一させたりと、kintoneを使ってみたら便利だな～と思うことはいくつも浮かんできます。

30日間無料でお試しができるkintone、このような前提知識を1つでも多く持ってから挑むことで、効率よく開発できるのではないでしょうか。